Sí. Una empresa extranjera puede vender en España sin constituir ninguna sociedad española: la vía habitual es obtener un NIF de entidad no residente con clave N y, cuando la operativa lo exija, darse de alta en el IVA español mediante el modelo 036. Lo que obliga a dar el paso siguiente no es la cifra de facturación, sino el establecimiento permanente.
Esa frase resume la decisión, pero esconde cinco o seis escalones intermedios que en la práctica se confunden. Entre «facturo desde Milán a un cliente de Bilbao» y «constituyo una sociedad limitada española» hay al menos cuatro configuraciones distintas, cada una con su propio paquete de obligaciones, su propio coste de mantenimiento y su propio nivel de exposición. Esta guía las ordena de menor a mayor implantación y sitúa con precisión dónde está la línea que lo cambia todo.
¿Qué opciones tiene realmente una empresa extranjera para vender en España?
Cinco, ordenadas de menor a mayor implantación: venta directa sin registro, registro como entidad no residente con NIF de clave N, alta en el régimen de ventanilla única para comercio electrónico, sucursal y filial. Solo las dos últimas implican constituir o inscribir una estructura en el Registro Mercantil español.
| Opción | Presencia en España | NIF español | Registro de IVA | Tributación sobre beneficios | Coste relativo de mantenimiento | Riesgo de EP |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Venta directa B2B con inversión del sujeto pasivo | Ninguna | No | No | Ninguna en España | Muy bajo | Muy bajo |
| Entidad no residente con NIF clave N y alta en IVA | Ninguna o mínima | Sí (clave N) | Sí | Ninguna sobre beneficio si no hay EP | Bajo | Bajo, revisable |
| Ventanilla única OSS o IOSS (e-commerce) | Ninguna | No en España si el país de identificación es otro | Sí, en el país de identificación | Ninguna en España | Bajo | Bajo |
| Stock propio en almacén o 3PL en España | Mercancía, sin personal | Sí | Sí, obligatorio | Depende del análisis de EP | Medio | Medio |
| Sucursal | Sí, inscrita | Sí (clave W) | Sí | Impuesto sobre Sociedades sobre el beneficio atribuible | Medio alto | Es EP por definición |
| Filial (SL o SA) | Sí, sociedad española | Sí (clave B o A) | Sí | Impuesto sobre Sociedades sobre su propio resultado | Alto | No aplica, es residente |
Venta directa sin presencia ni registro
Es la configuración más barata y la más ignorada. Cuando una empresa extranjera vende bienes o presta servicios a un empresario o profesional establecido en España, el art. 84.Uno.2º de la Ley 37/1992 del IVA desplaza la condición de sujeto pasivo al destinatario: es el cliente español quien autoliquida el IVA en su modelo 303. El proveedor extranjero emite factura sin IVA español, sin NIF español y sin ninguna obligación censal en España.
Muchas compañías se registran en España sin necesitarlo, simplemente porque nadie comprobó si operaba la inversión del sujeto pasivo. El registro innecesario no es neutro: arrastra declaraciones periódicas, plazos y sanciones por incumplimiento formal.
Registro como entidad no residente con NIF de clave N
Cuando la inversión del sujeto pasivo no cubre la operativa, la empresa extranjera solicita un número de identificación fiscal español. La Orden EHA/451/2008 fija la composición del NIF de personas jurídicas y reserva la clave N para las entidades extranjeras y la clave W para los establecimientos permanentes de entidades no residentes. La letra del NIF, por tanto, ya declara ante la Administración si hay EP o no.
Con el NIF asignado se presenta el modelo 036 de declaración censal para el alta en el IVA. La empresa sigue siendo no residente, sin obligación de llevar contabilidad mercantil española ni de depositar cuentas, pero pasa a estar dentro del circuito de autoliquidaciones de la AEAT.
Sucursal
La sucursal es una extensión de la matriz extranjera, sin personalidad jurídica propia, inscrita en el Registro Mercantil conforme al Real Decreto 1784/1996. Es establecimiento permanente por definición: tributa por el Impuesto sobre Sociedades sobre el beneficio que se le atribuya y debe depositar en el Registro las cuentas de la sociedad extranjera de la que depende. Ese último punto suele ser el que hace descartar la sucursal en grupos que no quieren publicar sus estados financieros consolidados en España.
Filial
La filial es una sociedad española con personalidad jurídica propia, normalmente una SL. Desde la Ley 18/2022 el capital social mínimo de una SL es de 1 euro, con la obligación de destinar el 20% del beneficio a reserva legal hasta que reservas y capital sumen 3.000 euros. Aísla la responsabilidad, permite contratar plantilla local con normalidad y facilita el acceso a licitaciones y a financiación bancaria española. A cambio, es la opción de mayor coste recurrente. La comparación completa está en el análisis de filial o una sucursal.
¿Cuándo hay que registrarse a efectos de IVA en España y cuándo no?
Hay que registrarse cuando la empresa extranjera queda obligada a repercutir IVA español, y no hay que registrarse cuando el cliente español asume esa obligación por inversión del sujeto pasivo. Todo lo demás es consecuencia de esa regla.
La regla que decide: inversión del sujeto pasivo
El mecanismo está en el art. 84.Uno.2º de la Ley 37/1992, que transpone la Directiva 2006/112/CE. Funciona cuando se dan dos condiciones a la vez: el proveedor no está establecido en el territorio de aplicación del impuesto y el destinatario sí es un empresario o profesional establecido en él. En ese caso el destinatario declara e ingresa el IVA, y simultáneamente lo deduce si tiene derecho pleno a deducción, con efecto de caja neutro.
Los supuestos que obligan a registrarse igualmente
La inversión del sujeto pasivo no lo cubre todo. Estos cuatro escenarios obligan a alta censal en España aunque no exista ninguna presencia física:
- Ventas a consumidores finales (B2C) con la mercancía ya situada en España. No hay empresario destinatario al que desplazar la obligación.
- Transferencia de bienes propios a España. Mover stock desde otro Estado miembro a un almacén español se asimila a una adquisición intracomunitaria de bienes conforme al art. 17 de la Directiva 2006/112/CE. Requiere NIF-IVA español y alta en el ROI.
- Importación a nombre propio desde un tercer país con despacho a libre práctica en España.
- Operaciones en las que el destinatario tampoco está establecido en el territorio de aplicación del impuesto, con las excepciones de servicios del art. 69 de la Ley 37/1992.
El detalle de las obligaciones recurrentes que se activan a partir de aquí está desarrollado en la guía de cumplimiento del IVA para grupos multinacionales.
¿Cuándo es obligatorio nombrar representante fiscal?
Para una empresa de otro Estado miembro de la Unión Europea no es obligatorio. Para una empresa de un tercer país sí lo es, salvo excepciones tasadas, y esa asimetría es la diferencia práctica más relevante entre operar desde Milán y operar desde Dubái o Seúl.
Empresas de la Unión Europea
Una sociedad establecida en otro Estado miembro puede relacionarse directamente con la AEAT, obtener su NIF, presentar sus modelos y solicitar la devolución del IVA soportado en España a través del portal electrónico de su propio Estado, conforme al procedimiento de la Directiva 2008/9/CE. Nombrar representante es una decisión operativa, no una obligación legal.
Empresas de fuera de la Unión Europea
El art. 164.Uno.7º de la Ley 37/1992 obliga a los sujetos pasivos no establecidos en la Comunidad a nombrar un representante a efectos del cumplimiento de las obligaciones de la ley, con tres excepciones: estar establecido en Canarias, Ceuta o Melilla; estar establecido en un Estado con instrumentos de asistencia mutua análogos a los comunitarios; o acogerse a los regímenes especiales de ventanilla única.
Esa segunda excepción es la que más confusión genera, porque la lista de Estados con acuerdo de asistencia mutua es corta y cambia. Antes de asumir que una matriz de un tercer país está exenta, conviene verificarlo caso por caso. El servicio de representante fiscal en España resuelve tanto el requisito legal como la interlocución con la AEAT cuando la matriz no tiene medios en el país.
¿Qué es el ROI y cuándo hay que darse de alta en el VIES?
El ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios español. Estar inscrito en él es lo que hace que el NIF de la empresa aparezca con prefijo ES en el censo VIES de la Comisión Europea, y sin esa aparición ningún proveedor de otro Estado miembro podrá facturar sin IVA a la entidad.
Modelo 036 y NIF-IVA con prefijo ES
El alta en el ROI se solicita marcando la casilla correspondiente del modelo 036. No es automática: la AEAT puede requerir información adicional sobre la actividad real antes de resolver, y la denegación o la baja de oficio por inactividad son frecuentes. Conviene planificar este trámite con margen porque bloquea la operativa intracomunitaria completa.
El plazo tiene respaldo normativo expreso: el artículo 25.1 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria establece que «si la Agencia Estatal de Administración Tributaria no hubiera resuelto en un plazo de tres meses, podrá considerarse denegada la asignación del número solicitado». Es decir, silencio negativo, y conviene contarlo desde el principio en el calendario de entrada.
Modelo 349 y declaración Intrastat
Una vez dentro del ROI aparecen dos obligaciones informativas que no son la misma cosa y que se confunden constantemente:
- El modelo 349 es una declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, de naturaleza fiscal, derivada del art. 262 de la Directiva 2006/112/CE. No tiene umbral: se presenta desde la primera operación.
- La declaración Intrastat es una obligación estadística de movimiento físico de mercancías, no fiscal. En España el umbral de exención está fijado en 400.000 euros anuales, por separado para introducciones y para expediciones, según la AEAT: obligación de presentar Intrastat.
¿Cómo funciona el régimen OSS e IOSS para un e-commerce que vende a España?
El OSS permite declarar en un único Estado miembro de identificación el IVA de todas las ventas a distancia intracomunitarias, evitando registrarse en cada país de destino. El IOSS hace lo propio con las ventas de bienes importados de terceros países en envíos de valor intrínseco no superior a 150 euros.
OSS: el umbral de 10.000 euros
Desde el 1 de julio de 2021, tras la transposición operada por el Real Decreto-ley 7/2021, existe un umbral único de 10.000 euros anuales para el conjunto de ventas a distancia intracomunitarias y de servicios prestados por vía electrónica a consumidores de otros Estados miembros. Por debajo, se aplica el IVA del país de origen. Por encima, se aplica el IVA del país de destino, y el OSS es el vehículo para declararlo sin registro local.
El alta se solicita con el formulario 035 y la autoliquidación es el modelo 369, ambos descritos en AEAT: IVA y comercio electrónico, cuando España es el Estado miembro de identificación.
IOSS: envíos importados de hasta 150 euros
El IOSS cubre las ventas a distancia de bienes importados en envíos cuyo valor intrínseco no supere los 150 euros. El vendedor repercute el IVA del país del comprador en el momento de la venta y lo declara mensualmente, y a cambio la importación queda exenta. Un vendedor no establecido en la Unión Europea que quiera acogerse al IOSS necesita, por regla general, designar un intermediario establecido en la Unión, salvo que su Estado tenga acuerdo de asistencia mutua con ella.
Lo que el OSS no cubre
Este es el punto que se le escapa a casi todo e-commerce en crecimiento: el OSS solo cubre ventas en las que la mercancía sale de otro Estado miembro. En el momento en que la tienda coloca stock en un almacén español, aunque sea el de un operador logístico contratado, esas ventas dejan de ser ventas a distancia intracomunitarias y pasan a ser entregas interiores españolas, fuera del OSS. Aparecen entonces el registro español de IVA, el modelo 303 y todo lo demás. Es el disparador más habitual de un alta censal no prevista.
¿Tener stock en un almacén o un 3PL en España crea establecimiento permanente?
Por sí solo, normalmente no, pero obliga igualmente a registrarse a efectos de IVA. La respuesta correcta exige separar dos preguntas que se responden con normas distintas: si hay obligación de IVA (casi siempre sí) y si hay establecimiento permanente a efectos de imposición directa (habitualmente no, si el almacén es de un tercero independiente).
Qué dice la ley española
El art. 13.1.a del Real Decreto Legislativo 5/2004, texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, enumera expresamente los almacenes entre los lugares que constituyen establecimiento permanente, junto con las sedes de dirección, sucursales, oficinas, fábricas, talleres, minas y las obras de construcción, instalación o montaje cuya duración exceda de seis meses. Leído en solitario, el precepto es amplísimo.
Qué dice el convenio y por qué gana
Cuando existe convenio de doble imposición entre España y el Estado de la matriz, el convenio prevalece sobre la definición interna. El art. 5 del Modelo de Convenio de la OCDE, seguido por la práctica totalidad de los convenios españoles, excluye expresamente de la noción de EP la utilización de instalaciones con el único fin de almacenar, exponer o entregar bienes, por tratarse de actividad de carácter auxiliar o preparatorio. La misma norma eleva el umbral de las obras de seis a doce meses.
La consecuencia práctica es limpia: una distribuidora alemana o italiana con mercancía en un almacén español normalmente no tiene EP, mientras que una empresa de un país sin convenio con España queda expuesta a la definición interna, mucho más agresiva. Este contraste es el punto de partida del análisis de riesgo de establecimiento permanente.
Conviene concretar qué eligió España, porque el Instrumento Multilateral deja opciones. En las notificaciones que depositó con el instrumento de ratificación, España optó por la Opción A del artículo 13.1, que es la que exige que las actividades de la lista tengan efectivamente carácter auxiliar o preparatorio para quedar excluidas del establecimiento permanente. Y no formuló reserva alguna al artículo 13, a diferencia de Luxemburgo o Singapur, así que la regla antifragmentación del artículo 13.4 le resulta aplicable.
El agente dependiente, el otro disparador
La segunda vía por la que se cruza la línea no tiene que ver con ladrillos, sino con personas. Si alguien actúa habitualmente en España por cuenta de la empresa extranjera con poderes para concluir contratos en su nombre, hay EP aunque no exista ninguna oficina. Tras la Acción 7 de BEPS, la definición alcanza también a quien desempeña el papel principal en la conclusión de contratos que la matriz se limita a formalizar sin modificación relevante. Un comercial autónomo español con potestad de cierre es, en ese esquema, más peligroso que un almacén.
Establecimiento permanente a efectos de IVA: un concepto distinto
Conviene no mezclarlos. A efectos de IVA, el art. 11 del Reglamento de Ejecución (UE) 282/2011 define el establecimiento permanente como el que se caracteriza por un grado suficiente de permanencia y una estructura adecuada de medios humanos y técnicos. Un almacén sin personal propio no lo cumple. Una empresa puede, por tanto, tener obligaciones de IVA en España sin tener establecimiento permanente ni a efectos de IVA ni a efectos de Sociedades.
Call-off stock: la simplificación que evita el registro
Existe una salida específica. El régimen de existencias de reserva o call-off stock, introducido por la Directiva (UE) 2018/1910 en el art. 17 bis de la Directiva 2006/112/CE, permite trasladar mercancía a España para un cliente ya identificado sin que el traslado genere una adquisición intracomunitaria en cabeza del vendedor, siempre que la entrega se produzca en el plazo de doce meses y se lleve el registro específico exigido. Bien aplicado, evita el alta censal española. Mal aplicado, la obligación renace con carácter retroactivo.
Situación tipo: ¿qué pasa si una distribuidora italiana guarda stock en un almacén de terceros en Valencia?
Sirve un perfil concreto para ver cómo encajan las piezas. Distribuidora industrial italiana, sociedad residente en Italia, sin personal en España. Vende componentes a 18 clientes industriales españoles, todos ellos empresas con NIF-IVA. Facturación anual a España: 2,4 millones de euros. Para acortar plazos de entrega, contrata a un operador logístico independiente en Valencia y mantiene allí un stock medio de 350.000 euros, que repone desde su almacén de Bérgamo. Los pedidos se cierran desde Italia; en España no hay nadie con poder de firma.
El resultado del análisis es este:
- IVA: obligación de registro, sí. El traslado de mercancía propia desde Italia a Valencia es una transferencia de bienes asimilada a adquisición intracomunitaria. Necesita NIF de clave N, alta censal por modelo 036 e inscripción en el ROI.
- Ventas a los 18 clientes españoles: sin IVA repercutido. Aunque la mercancía sale de un almacén español, el destinatario es empresario establecido y opera la inversión del sujeto pasivo del art. 84.Uno.2º.
- Modelo 349: sí, desde la primera transferencia. Intrastat: sí, porque el flujo anual de introducciones supera holgadamente los 400.000 euros del umbral.
- Impuesto sobre Sociedades español: no. El convenio entre España e Italia excluye el almacenamiento auxiliar, el almacén es de un tercero independiente y no está a disposición de la distribuidora, y no hay agente dependiente con poder de contratar.
- Riesgo latente. Si el operador logístico pasa a gestionar devoluciones, atención al cliente o negociación de plazos, o si la distribuidora contrata un comercial en España con capacidad de cierre, el análisis cambia de signo y aparece el Impuesto sobre Sociedades sobre el beneficio atribuible.
- Alternativa a evaluar. Si los 18 clientes fueran estables y con pedidos programados, el régimen de call-off stock podría evitar incluso el registro español de IVA.
El coste de mantenimiento de esta configuración es una fracción del de una filial, y la exposición fiscal directa es nula mientras no se cruce la línea del EP. Ese es exactamente el escenario en el que registrarse como no residente es la respuesta correcta y constituir sociedad sería sobredimensionar.
¿Qué documentación pide la AEAT a la matriz extranjera y en qué plazos?
La AEAT pide acreditar la existencia de la entidad extranjera, su representación y el domicilio fiscal, conforme al Real Decreto 1065/2007. El cuello de botella real casi nunca es la Administración española: es la legalización de documentos en el país de origen.
| Trámite | Vía o modelo | Documentación clave de la matriz | Plazo orientativo de la práctica |
|---|---|---|---|
| NIF provisional de entidad no residente (clave N) | Solicitud electrónica en sede AEAT | Certificado del registro mercantil del país de origen, escritura o estatutos, documento de identidad del representante | Días, con documentación completa |
| Poder de representación | Poder notarial | Poder otorgado ante notario del país de origen, con apostilla | Semanas, depende del notario y del consulado |
| Alta censal en el IVA | Modelo 036 | NIF asignado, descripción de la actividad, epígrafe IAE | Días |
| Alta en el ROI y en el censo VIES | Modelo 036, casilla específica | Justificación de la actividad intracomunitaria real | Semanas, con posible requerimiento previo |
| Nombramiento de representante fiscal | Modelo 036 | Aceptación expresa del representante | Días |
| Registro OSS o IOSS | Formulario 035 | Datos de identificación y país de identificación | Días |
| Inscripción de sucursal | Registro Mercantil | Cuentas de la matriz, acuerdo del órgano de administración, escritura pública | Semanas |
| Constitución de filial | Notaría y Registro Mercantil | Certificación negativa de denominación, identificación del titular real, aportación de capital | Semanas |
Los plazos de la última columna reflejan la práctica habitual, no plazos legales.
Apostilla y traducción jurada
Todo documento público extranjero destinado a producir efectos en España necesita apostilla de La Haya si el país de origen es parte del Convenio de 5 de octubre de 1961, o legalización diplomática en caso contrario. Además, la AEAT y el Registro Mercantil exigen traducción al castellano realizada por traductor jurado habilitado. Es el paso que más veces retrasa un alta que en el lado español se resolvería en días.
Titular real y prevención de blanqueo
Cualquier intervención notarial en España, y la apertura de cuenta bancaria, exigen identificar al titular real de la matriz extranjera hasta el nivel de persona física. En estructuras con varios niveles de holding conviene preparar el organigrama y los certificados de titularidad antes de iniciar el trámite, no cuando el notario lo pida.
¿Qué obligaciones periódicas quedan una vez registrado?
Quedan las de IVA y las informativas asociadas, y ninguna de contabilidad mercantil mientras no haya establecimiento permanente. Es la diferencia de coste recurrente que justifica no constituir sociedad hasta que el negocio lo pida.
| Obligación | Modelo | Periodicidad | Aplica a |
|---|---|---|---|
| Autoliquidación de IVA | 303 | Trimestral, o mensual si el volumen de operaciones del año anterior supera 6.010.121,04 euros o hay inscripción en REDEME | No residente registrado en IVA |
| Resumen anual de IVA | 390 | Anual | No residente registrado en IVA |
| Declaración recapitulativa intracomunitaria | 349 | Mensual o trimestral según volumen | Inscritos en el ROI |
| Estadística de comercio de bienes | Intrastat | Mensual | Superado el umbral de exención |
| Ventanilla única | 369 | Trimestral en OSS, mensual en IOSS | Acogidos al régimen |
| Impuesto sobre Sociedades | 200 | Anual | Solo si hay establecimiento permanente |
| Rentas obtenidas sin EP | 210 | Según devengo | Rentas sujetas a IRNR sin EP |
Un vendedor digital debe comprobar además si queda dentro del ámbito del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales de la Ley 4/2020, que grava al 3% determinados ingresos por publicidad en línea, intermediación digital y transmisión de datos, y que solo alcanza a quienes superan simultáneamente 750 millones de euros de ingreso mundial y 3 millones de euros de ingreso digital imputable a España.
¿Cuándo compensa dar el salto a sucursal o a filial?
Compensa cuando ya hay establecimiento permanente de hecho, cuando se necesita contratar plantilla en España o cuando el cliente o el mercado exigen una entidad española. Fuera de esos tres supuestos, la estructura ligera suele ser mejor decisión financiera.
Los indicadores concretos que deberían disparar la revisión son cuatro:
- Personal en España con capacidad de cerrar operaciones. Si existe, probablemente ya hay EP y la discusión no es si constituir, sino cómo regularizar.
- Contratación laboral local. Se puede dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social española sin sociedad, pero la operativa es incómoda y el coste administrativo se acerca al de una filial.
- Licitaciones públicas, homologaciones o clientes que exigen proveedor con NIF español. Es un requisito comercial, no fiscal, y a menudo es el motivo real de la decisión.
- Necesidad de aislar responsabilidad por el perfil del producto o del contrato.
Cuando se llega a ese punto, la elección entre las dos formas se decide sobre todo por dos ejes: la publicidad de las cuentas de la matriz, que la sucursal impone y la filial no, y el tratamiento de las pérdidas iniciales. El itinerario práctico completo está en la guía para abrir una filial en España y en el servicio de constitución de filiales y sucursales.
La secuencia razonable, para un grupo que empieza a vender en España sin certeza sobre el volumen que alcanzará, es escalonada: vender con inversión del sujeto pasivo mientras se pueda, registrarse como no residente cuando aparezca el stock o el cliente final, y constituir solo cuando el negocio ya exista. Hacerlo al revés, constituir primero para «estar preparados», es la forma más común de pagar durante años el coste de una estructura que aún no hace falta.
