La Guía Definitiva para Establecer y Operar una Filial en España para Empresas Internacionales

1. Introducción

España se ha consolidado como un destino atractivo para empresas internacionales que buscan expandir su presencia en Europa. Su ubicación estratégica, entorno económico sólido y ventajas fiscales convierten al país en una puerta de entrada clave al mercado europeo.

No obstante, abrir y gestionar una filial en España va mucho más allá de un simple trámite administrativo: implica adaptarse a un marco fiscal exigente, cumplir con obligaciones contables estrictas y gestionar con eficacia el ámbito laboral local.

Esta guía ha sido diseñada como un recurso esencial para compañías extranjeras que desean establecerse en España con garantías. A lo largo del contenido, encontrarás enlaces a otros artículos clave como:

Además, descubrirás cómo Euroaccounts ha ayudado a multinacionales como Essence Group a establecer su operativa en España, manteniendo el control, el cumplimiento y la eficiencia sin sobredimensionar su estructura.

¿Estás valorando abrir una filial en España? Esta guía es el punto de partida para hacerlo con seguridad, información clara y el respaldo de un partner con experiencia internacional.

2. ¿Por qué establecer una filial en España?

España ofrece un entorno empresarial atractivo para compañías internacionales gracias a su posición geográfica, pertenencia a la Unión Europea y un marco legal que favorece la inversión extranjera. Pero más allá de los titulares, estas son las razones más relevantes por las que muchas multinacionales escogen nuestro país como base operativa:

• Acceso directo al mercado europeo: como parte del Espacio Schengen, establecer una filial en España permite operar sin restricciones comerciales en toda la UE.
• Beneficios fiscales estratégicos: existen deducciones por I+D, regímenes especiales para grupos de empresas y acuerdos de doble imposición con más de 90 países.
• Costes laborales competitivos: frente a otros países del entorno, España ofrece talento cualificado con un coste más eficiente.
• Infraestructura avanzada: transporte, telecomunicaciones y hubs logísticos conectados con Europa, América y África.
• Apoyos e incentivos regionales: diferentes comunidades autónomas ofrecen subvenciones y facilidades administrativas para captar inversión extranjera.

Además, España cuenta con profesionales especializados que pueden ayudarte a cumplir con todos los requerimientos contables, fiscales y laborales desde el primer día. Si te interesa explorar este proceso, consulta también nuestra guía complementaria: Guía paso a paso para abrir una empresa en España como extranjero.

¿Estás analizando España como base para tu expansión europea?

3. Requisitos legales y pasos para la constitución de la filial en España

Establecer una filial en España requiere seguir una serie de pasos legales y administrativos que, bien ejecutados, permiten operar con seguridad y sin contratiempos. A continuación, te mostramos el proceso habitual y los requisitos clave:

Tipos de estructuras jurídicas más comunes

• Filial (Sociedad Limitada o Anónima): entidad independiente con personalidad jurídica propia, controlada por la matriz.
• Sucursal: extensión directa de la empresa extranjera, sin personalidad jurídica propia.
• Oficina de representación: no realiza actividad económica directa; se usa para estudios de mercado u operaciones previas.

Pasos fundamentales para constituir la filial

1. Acuerdo de constitución por parte de la empresa matriz.
2. Obtención del NIF español para administradores y socios.
3. Elaboración de los estatutos sociales.
4. Obtención del certificado negativo de denominación en el Registro Mercantil.
5. Apertura de una cuenta bancaria y depósito del capital social.
6. Firma ante notario de la escritura de constitución.
7. Inscripción en el Registro Mercantil.
8. Alta fiscal definitiva ante la Agencia Tributaria.

Nota: si la matriz está fuera de la UE, al menos uno de los socios o administradores deberá residir legalmente en España.

Documentación habitual requerida

• Pasaportes y poderes de los socios/administradores.
• Documentos de la empresa matriz traducidos por traductor jurado.
• Certificado bancario del ingreso de capital.
• Modelo 036 para el alta censal en Hacienda.

Todo este proceso puede durar entre 2 y 6 semanas, dependiendo del origen de la matriz y del volumen documental. Contar con un partner local como Euroaccounts puede reducir plazos y evitar errores comunes.

Consulta también nuestro artículo sobre ¿Qué tipos de sociedades puedes crear en España? para elegir la mejor fórmula jurídica para tu proyecto.

4. Fiscalidad para empresas internacionales en España

España cuenta con un sistema fiscal complejo, pero también ofrece numerosas oportunidades de optimización para empresas internacionales bien asesoradas. A continuación, te explicamos los impuestos más relevantes y las claves del cumplimiento tributario local:

Impuestos principales que afectan a las filiales

• Impuesto sobre Sociedades (IS): tipo general del 25%. Existen bonificaciones por I+D, deducciones por creación de empleo y beneficios para grupos consolidados.
• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): tipo general del 21%. Obligatorio presentar declaraciones mensuales o trimestrales, así como informes SII si se supera cierto volumen.
• Retenciones e IRPF: aplicables a trabajadores y profesionales. Gestión mensual obligatoria.
• INTRASTAT y operaciones intracomunitarias: declaración obligatoria si se superan los umbrales establecidos.

Aspectos clave a tener en cuenta

• Precios de transferencia: si tu filial opera con la matriz u otras partes vinculadas, deberás justificar tus precios con documentación técnica adecuada.
• Doble imposición: España tiene convenios con más de 90 países para evitarla. Una correcta planificación evita pagar impuestos dos veces por el mismo ingreso.
• Fiscalidad de no residentes: si la matriz o los socios no tributan en España, podrían aplicarse retenciones o ajustes especiales.

En Euroaccounts, nuestro equipo especializado en fiscalidad internacional acompaña a nuestros clientes en la planificación y cumplimiento fiscal desde el inicio de su actividad en España. También nos encargamos de gestionar el compliance fiscal completo de cada periodo: presentación de impuestos, notificaciones electrónicas, inspecciones, etc.

5. Obligaciones contables: adaptar la contabilidad a la normativa española

Una de las claves para operar correctamente en España es ajustar la contabilidad de tu filial a los criterios exigidos por el Plan General de Contabilidad (PGC). Esto no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que facilita el reporting fluido con la matriz y la toma de decisiones estratégicas.

Aspectos contables esenciales

• Aplicación del PGC español: adaptación de tu contabilidad a la normativa mercantil y fiscal local.
• Elaboración de Cuentas Anuales: Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria, Estado de Cambios del Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo.
• Presentación de libros oficiales: Diario y Mayor, en formato electrónico ante el Registro Mercantil.
• Supervisión mensual de cierres contables: conciliaciones bancarias, provisiones, amortizaciones, periodificaciones, etc.
• Informes financieros recurrentes: reporting adaptado a IFRS, US GAAP u otras normativas del grupo.

Reporting financiero adaptado a la matriz

En Euroaccounts nos especializamos en la conversión de la información contable española a formatos requeridos por casas matrices internacionales. Nuestros servicios incluyen:

• Elaboración de reporting mensual multiformato.
• Soporte en presupuestos anuales y Rolling Forecast.
• Generación de Cash-Flow, KPIs, cuadros de mando.
• Consolidación financiera entre filiales del grupo.

Además, trabajamos directamente sobre los ERPs más utilizados como SAP, NAV, AX o X3, integrando la contabilidad en el mismo entorno de la matriz para una transición más fluida.

¿Quieres ver cómo lo aplicamos en casos reales? Lee cómo estructuramos el área contable de Essence Group desde cero en su filial en España, incluyendo la contabilidad analítica por línea de negocio y precios de transferencia.

6. Gestión de nóminas y obligaciones laborales para filiales

La correcta gestión laboral y de nóminas es fundamental para el buen funcionamiento de una filial en España. Las normativas locales pueden ser muy distintas a las de otros países, especialmente en cuanto a contratación, cotizaciones y derechos de los trabajadores.

Obligaciones laborales básicas para empresas extranjeras

• Alta de la empresa en la Seguridad Social y obtención de código de cuenta de cotización.
• Redacción y registro de contratos laborales ante el SEPE.
• Gestión de nóminas mensuales: cálculo de salarios, retenciones, bonificaciones, etc.
• Presentación de seguros sociales (TC1/TC2) y cotizaciones a través del sistema RED.
• Gestión de bajas, permisos, accidentes y maternidades.

Movilidad internacional y expatriados

• Tramitación de autorizaciones de residencia y trabajo.
• Optimización de contratos de alta dirección y retribución flexible.
• Aplicación de beneficios fiscales por trabajos en el extranjero.

Asesoramiento continuo en Derecho Laboral

En Euroaccounts ofrecemos un servicio completo que incluye:

• Soporte en procesos de despido y finiquitos, con asistencia ante el SMAC.
• Actualización de convenios colectivos aplicables.
• Due Diligence laboral previa a adquisiciones o integraciones.
• Consultoría en beneficios sociales: seguros médicos, dietas, stock options, etc.

Nuestro equipo trabaja en español, inglés y francés, y está habituado a coordinar directamente con departamentos de RRHH en la matriz para garantizar una integración fluida.

¿Quieres externalizar tu gestión de nóminas y evitar errores legales? Consulta nuestro servicio de Gestión de Nóminas.

7. Dirección financiera externa y consultoría estratégica

Muchas filiales en España no necesitan un departamento financiero interno completo, pero sí requieren una gestión experta, fiable y estratégica de sus finanzas. En estos casos, externalizar la dirección financiera es una solución eficiente y rentable.

¿Qué implica contar con un CFO externo?

• Supervisión contable y fiscal integral, alineada con la normativa local e internacional.
• Coordinación con la matriz para consolidación de datos, reporting y cumplimiento de KPIs financieros.
• Análisis de rentabilidad, cash-flow, previsiones y presupuestos anuales.
• Asistencia a juntas y reuniones clave con informes adaptados a la realidad del negocio.
• Soporte en decisiones estratégicas, inversiones, estructura financiera y negociación con bancos o proveedores.

Ventajas frente a un equipo in-house

• Reducción de costes fijos mediante estructura flexible.
• Acceso a profesionales con experiencia en multinacionales.
• Mejora de procesos mediante implantación de mejores prácticas financieras.
• Disponibilidad multilingüe para una comunicación fluida con otros países.

En Euroaccounts, ofrecemos servicios de dirección financiera externa adaptados al tamaño y complejidad de cada filial. Nuestro objetivo es ayudar a crecer sin sobredimensionar.

8. Cumplimiento normativo y gestión de riesgos

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas internacionales en España es garantizar el cumplimiento normativo (compliance) en las áreas fiscal, laboral, contable y legal. Los errores en este ámbito no solo implican sanciones, sino también riesgos reputacionales o bloqueos operativos.

Compliance fiscal

• Supervisión periódica de obligaciones tributarias (IVA, IS, IRPF, etc.).
• Gestión de la DEHú (buzón electrónico oficial) para evitar notificaciones no atendidas.
• Asistencia en inspecciones fiscales y procedimientos de revisión.
• Documentación de precios de transferencia conforme a normativa española e internacional.

Compliance laboral

• Auditorías internas para detectar riesgos laborales o contractuales.
• Verificación del cumplimiento de convenios colectivos, cotizaciones, contratos y despidos.
• Due diligence laboral en procesos de adquisición o integración.

Apoyo legal y societario

• Redacción y custodia de actas de Juntas y Consejos.
• Actualización de libros oficiales y presentación ante el Registro Mercantil.
• Modificaciones estatutarias, cambios de administrador o domicilio.

Beneficios de una estrategia de cumplimiento activa

• Evita sanciones y bloqueos por parte de Hacienda o la Seguridad Social.
• Facilita auditorías, due diligence o licitaciones públicas.
• Refuerza la imagen de la compañía ante clientes, proveedores e inversores.

En Euroaccounts, trabajamos con una metodología basada en la prevención, control continuo y actualización normativa. Así reducimos al mínimo los riesgos para tu filial.

9. Internacionalización y coordinación con la matriz

Una de las claves del éxito de una filial en España es su capacidad para integrarse de forma ágil con la estructura internacional del grupo. Esto implica coordinar flujos de información, criterios contables, políticas fiscales y decisiones estratégicas de manera fluida y precisa.

Coordinación efectiva entre filial y matriz

• Reporting financiero multiformato: IFRS, US GAAP, local GAAP.
• Calendarios fiscales y contables sincronizados entre países.
• Interlocución directa en inglés, francés o español, con equipos acostumbrados a trabajar en entornos multinacionales.
• Aplicación de precios de transferencia con criterios homogéneos y auditables.
• Centralización de procesos administrativos sin perder control local.

Apoyo en la expansión dentro de la UE

España es una puerta de entrada para el resto del continente. Por eso, en Euroaccounts no solo ayudamos a abrir la filial, sino que:

• Asesoramos en la apertura de nuevas filiales en países como Portugal, Francia, Alemania o Irlanda.
• Coordinamos con nuestros partners de IGAL, red internacional con presencia en más de 45 países.
• Facilitamos el cumplimiento fiscal y laboral multijurisdiccional.

¿Necesitas un partner local con visión internacional? Descubre cómo podemos ayudarte a coordinar tu expansión europea.

10. Preguntas frecuentes (FAQs) para empresas internacionales que abren en España

Estas son algunas de las dudas más habituales que recibimos de empresas extranjeras interesadas en establecer una filial en España.

• ¿Cuánto tarda en constituirse una empresa en España?
  El proceso puede durar entre 2 y 6 semanas, dependiendo de si los socios están en la UE y si los documentos están listos y traducidos.
• ¿Qué impuestos debe pagar una filial en España?
  Principalmente el Impuesto sobre Sociedades (25%), el IVA (21%) y retenciones por IRPF. Existen además tributos locales y otras obligaciones informativas.
• ¿Es obligatorio tener empleados contratados?
  No necesariamente. Es posible operar sin empleados directos si se externalizan las funciones de administración, dirección o contabilidad.
• ¿Qué documentos necesito para abrir la filial?
  Acuerdo de la matriz, pasaportes o NIEs de administradores, estatutos, certificado bancario del capital, y modelos censales. Algunos documentos deben estar apostillados y traducidos.
• ¿Qué pasa si la matriz está fuera de la UE?
  Se requerirá que al menos uno de los administradores resida legalmente en España con permiso de trabajo en vigor.
• ¿Cuál es el coste aproximado de externalizar contabilidad y nóminas?
  Depende del volumen de operaciones, número de empleados y tipo de reporting requerido. Solicita un presupuesto sin compromiso aquí.
• ¿Puede Euroaccounts coordinar con nuestros asesores en otros países?
  Sí. Somos parte de IGAL, una red internacional de asesores, y trabajamos habitualmente en entornos multijurisdiccionales con empresas cotizadas y grupos multinacionales.

¿Tienes otras dudas específicas? Nuestro equipo está preparado para ayudarte con una respuesta clara y adaptada a tu caso concreto.

11. Próximos pasos

Establecer y operar una filial en España puede ser un proceso ágil, seguro y rentable si se cuenta con el acompañamiento adecuado. A lo largo de esta guía, hemos abordado los principales aspectos legales, fiscales, contables y laborales que debes tener en cuenta como empresa internacional.

España no solo ofrece ventajas estratégicas para la expansión europea, sino también un entorno sólido para consolidar tu operativa global. Sin embargo, los errores en fases clave como la constitución, el reporting financiero o el compliance pueden tener un alto coste.

En Euroaccounts llevamos más de 25 años ayudando a compañías de todo el mundo a establecerse en España, actuar con seguridad y crecer sin complicaciones. Nuestros equipos multilingües trabajan con grupos cotizados, pymes internacionales y scaleups con ambición global.

¿Estás listo para dar el siguiente paso?

Solicita una reunión con nuestros especialistas y descubre cómo podemos ayudarte a establecer y consolidar tu filial en España.